ДокументыДокументы палатыДокументы палатыИнструкция по делопроизводству в адвокатских образованиях Адвокатской палаты Смоленской области от 22 марта 2023 г.
Инструкция по делопроизводству в адвокатских образованиях Адвокатской палаты Смоленской области от 22 марта 2023 г.
Инструкция по делопроизводству в адвокатских образованиях Адвокатской палаты Смоленской области от 22 марта 2023 г.
22 марта 2023 г.
Утверждена
Решением совета Адвокатской палаты Смоленской области
Протокол № 4 от 22 марта 2023 г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в адвокатских образованиях
Адвокатской палаты Смоленской области
I. Общие положения
1. Правильная постановка делопроизводства является одним из условий надлежащей организации работы адвокатских образований независимо от избранных форм адвокатской деятельности и направлена на повышение качества и культуры правовой помощи гражданам и юридическим лицам.
2. Делопроизводство в адвокатских образованиях (коллегиях, кабинетах) ведётся в соответствии с Общероссийским классификатором.
Передача дел и документов при смене ответственного лица оформляется актом приема-сдачи.
II. Требования к оформлению реквизитов документов
Под документами организационно-распорядительного характера подразумеваются постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты и др., включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации и используемые в работе адвокатских образований.
Они должны соответствовать государственному стандарту, которым устанавливается состав реквизитов документов; требованиям к оформлению реквизитов документов; требованиям к бланкам и оформлению документов; требованиям к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков.
1. Состав реквизитов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
- эмблема организации;
- код организации;
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тесту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- печать;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
2. Требования к оформлению реквизитов документов
2.1. Эмблему организации размещают на бланках организаций в соответствии с Уставом организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
2.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.3. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.4. Наименование адвокатского образования, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в его учредительных документах. Над наименованием адвокатского образования указывается полное наименование Адвокатской палаты Смоленской области. Сокращённое наименование адвокатского образования приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в скобках ниже полного. Наименование филиала адвокатского образования указывают в тех случаях, если он является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
2.5. Справочные данные об адвокатском образовании включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению адвокатского образования (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабский цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 22 марта 2023 г. следует оформлять: 22.03.2023.
2.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению адвокатского образования, индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и др.
Регистрационной номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.
2.9. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учётом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
2.10. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ООО «Газпром межрегионгаз Смоленск»
Юридический отдел
Старшему юрисконсульту
И.И. Иванову
Или
Главному врачу муниципальной клинической больницы № 1 г.Смоленска
И.И. Иванову
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:
Смоленский государственный университет
ул. Пржевальского, д. 4, г. Смоленск, 214000
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
И.И. Иванову
ул. Большая Советская, д. 5, кв. 12
г. Рославль, Смоленская обл., 216500
2.11. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) , наименование должностного лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель коллегии СГКА № 8 Смоленской области
личная подпись И.И. Иванов
22.03.2023
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания коллегии адвокатов СГКА № 8 Смоленской области
от 22.03.2023
2.12. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
И.И. Петрову
Прошу подготовить проект ответа
к 20.04.2023
личная подпись
22.03.2023
2.13. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии.
2.14. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 6 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, т о указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Протокол общего собрания адвокатов СГКА № 8
Смоленской области на 5 л. в 1 экз.;
2. Заявления адвокатов И.И. Иванова и П.П. Петрова.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №2
к приказу председателя СГКА № 8 Смоленской области
от 22.03.2023 №15
2.15. Юридическая сила документа удостоверяется подписью, а в ряде случаев, и приложением печати. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое- на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:
Председатель СГКА № 8 Смоленской области личная подпись С.С. Сидоров
или:
Председатель личная подпись С.С. Сидоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель СГКА № 8 Смоленской области личная подпись С.С. Сидоров
Главный бухгалтер личная подпись А.А. Иванова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, члены комиссии).
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными средствами. Печать проставляется с захватом части слова, обозначающего должность, за исключением отдельных видов документов, где имеется установленное место для простановки печати.
2.16. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Верно
Инспектор службы кадров личная подпись Т.С. Левченко
22.03.23
2.17. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
2.19. Отметка о поступлении документа в адвокатское образование содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости-часы и минуты). Допускается отметка о поступлении документа в виде штампа, в который входят: наименование адвокатского образования-получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
3.Требования к бланкам документов и оформлению документов.
3.1. Документы изготавливаются на бланках. Устанавливается два основных формата бланков документов-А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТу. Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
10-верхнее;
10-нижнее.
3.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
3.3 В работе адвокатских образований могут применяться следующие виды бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк применяется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование адвокатского образования, к которому могут добавляться эмблема и принадлежность к Адвокатской палате Смоленской области.
Письмо предназначается для отправки в другие организации, а поэтому бланк письма должен содержать наименование и адресные данные адвокатского образования, код по ОКПО. В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование адвокатского образования, наименование вида документа (например, приказ), место составления или издания документа, дата, регистрационный номер, эмблему.
4. Организация документооборота в адвокатских образованиях.
4.1. Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
В адвокатских образованиях существуют три основных вида документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в адвокатском образовании и используемые внутри адвокатского образования.
4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по канал связи).
Не регистрируются лишь личная переписка, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (журналы, бюллетени), объяснительные записки и т.п.
4.3. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние-в день подписания или утверждения.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:
- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
- дата получения или отправления документа.
Например:
1) Для входящих документов: 218/22.03.2023, где 218-очередной порядковый регистрационный номер, а 22.03.2023 - дата получения документа;
2) Для исходящих документов: 532/22.03.23, где 532-очередной порядковый номер, 22.03.23 - дата отправления документа.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, постановления президиумов коллегий адвокатов, протоколы общих собраний адвокатских образований, акты ревизий и т.д.
Все правовые документы (кроме запросов), подготовленные адвокатами на бумажных и электронных носителях, в копиях должны храниться в адвокатском образовании 2 года. По решению адвокатского образования на установленный срок копии правовых документов могут храниться у адвокатов. В случае необходимости адвокат обязан представить копии изготовленных им правовых документов по требованию руководителя адвокатского образования, Совета Адвокатской палаты и Квалификационной комиссии.
4.4. В качестве регистрационных форм в адвокатских образованиях ведутся журналы регистрации входящих, исходящих документов по следующим формам:
Форма журнала регистрации входящих документов:
Регистрационный № документа
Дата поступления
Корреспондент (автор) документа
Номер и дата документа
Краткое содержание
Кому передано для исполнения
1 2 3 4 5 6
Форма журнала регистрации исходящих документов:
Регистрационный № документа
Дата отправления
Кому адресовано (получатель)
Краткое содержание
1 2 3 4
5. Контроль исполнения документов.
5.1. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, он осуществляется руководителем адвокатского образования.
5.2. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа. Для поступивших документов- с даты поступления.
6. Номенклатура и формирование дел адвокатского образования.
6.1. Для обеспечения правильного формирования и учёта дел в каждом адвокатском образовании должна составляться номенклатура дел. В номенклатуре дел включаются все документы, образующиеся в деятельности адвокатского образования:
- Журнал учёта личного состава (коллегии, бюро).
В журнале ведётся учёт личного состава адвокатов в хронологическом порядке с момента зачисления, с присвоением очередного номера личному делу адвоката.
№ п/п
Дата приема, № приказа
ФИО
Год рождения
Образование
Наименование учебного заведения, год окончания
1 2 3 4 5 6
Стаж работы по юр.специальности
Стаж адвокатской работы
Домашний адрес, телефон
Дата отчисления (увольнения), № протокола
Дата восстановления или сведения о передаче дела
7 8 9 10 11
При отчислении адвоката из состава образования и вторичном приёме или восстановлении за ним сохраняется старый номер личного дела. Журнал хранится постоянно.
- Личное дело адвоката должно содержать:
а) заявление о приёме в адвокатское образование;
б) автобиографию, написанную от руки, с фотографией;
в) копии личных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, удостоверение адвоката, свидетельство о браке (расторжении), свидетельство о рождении ребёнка и т.п.);
г) копию документа
о высшем юридическом образовании;
д) выписку из протокола (приказа) о зачислении в адвокатское образование.
В личных делах должны, кроме этого, храниться все документы, характеризующие работу адвоката: копии решений о поощрениях и взысканиях, заявления об отчислении из адвокатского образования, копии постановлений об отчислении или исключении из реестра адвокатов Смоленской области и др.
Личные дела подлежат постоянному хранению и, в случае перехода из одного адвокатского образования в другое, пересылается в руководящий орган образования, в случае создания адвокатского кабинета личное дело передается в Совет Адвокатской палаты.
По новому месту работы адвокат подлежит новой регистрации в журнале учёта личного состава (коллегии, бюро).
- Журнал учёта кадровых приказов адвокатского образования.
В нём регистрируются все приказы по кадрам (приём и увольнение адвокатов, отпуска, технического персонала, поощрения и взыскания работников и др.) Журнал хранится постоянно до ликвидации адвокатского образования.
- Журнал регистрации входящих документов (образец в п.4.4).
- Журнал регистрации исходящих документов (образец в п.4.4)
Журналы заводятся ежегодно, нумерация документов начинается с №1 и запись производится в хронологическом порядке.
Все входящие и исходящие бумаги и документы по исполнении подшиваются и хранятся в делах. Срок хранения 2 года.
- Журнал учёта протоколов общих собраний и решений президиума адвокатского образования.
В отдельных папках группируются:
- постановления, решения, указания Совета Федеральной палаты, совета палаты Смоленской области, распоряжения Управления Министерства юстиции (срок хранения 5 лет);
- переписка с учреждениями, предприятиями и организациями (срок хранения 2 года);
- протоколы общих собраний адвокатского образования и заседаний президиума (срок хранения 5 лет);
- переписка с судами, прокуратурой, органами предварительного следствия и дознания по вопросам о назначении защиты в порядке ст.51 УПК РФ (срок хранения 1 год)
- акты проверок ревизионной комиссии, Совета палаты, налоговых органов и др. (срок хранения 5 лет).
Все номенклатурные дела заводятся ежегодно, документы подшиваются в хронологическом порядке. В каждом деле должна быть опись.
Документы, касающиеся непосредственной работы адвоката по поводу находящегося в его производстве дела, хранятся в адвокатских производствах, ответственность за ведение таких дел адвокат несёт лично.
Срок хранения адвокатских производств не менее 3 лет. Но он может быть продлен на неопределенный срок, по решению руководителя адвокатского образования или адвоката, в чьём производстве находилось дело.
- Журнал учёта соглашений.
№ п/п
ФИО обратившегося, адрес места жительства и телефон
Характер поручения, в отношении кого и где предстоит выполнять
№ ордера и дата выдачи
ФИО адвоката, принявшего поручение
1 2 3 4 5
Каждое соглашение на ведение дела регистрируется в журнале, в хронологическом порядке. Ответственность за правильное оформление и своевременное списание отработанного вала несёт адвокат, принявший поручение на ведение дела. После отработки или расторжения, соглашения подшиваются в отдельное дело с отметкой в журнале учёта, срок хранения дел с соглашениями-3 года.
- Журнал учёта устных и письменных платных и бесплатных консультаций.
№ п/п Дата ФИО обратившегося Сущность вопроса
ФИО адвоката, давшего консультацию
Отметка о результатах консультации
Сведения об освобождении от оплаты (льготы) или номер приход.кассового ордера и сумма
1 2 3 4 5 6 7
Срок хранения-2 года
- Журнал учёта ордерных книжек по соглашениям.
№ п/п
Дата выдачи ордерной книжки адвокату
Номера ордеров (первого и последнего)
Подпись адвоката в получении ордерной книжки
Дата закрытия книжки и возврата корешков ордера руководителю
1 2 3 4 5
Журнал ежегодный. Ордера учитываются в ордерных книжках и имеют сквозную нумерацию в пределах календарного года.
Корешки ордеров хранятся в адвокатском образовании в течение 3 лет, в случае ликвидации образования, передаются в Адвокатскую палату.
7. Хранение документов, подготовка к архивному хранению.
7.1. Документы адвокатского образования, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить специально создаваемая комиссия, которая в своей работе должна руководствоваться положением об Архивном Фонде РФ. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно. По результатам составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Дела временного срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного и временного срока хранения утверждены и переданы в Адвокатскую палату. Опись дел является учётным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.
7.2. Предархивная подготовка дел включает две процедуры; оформление о описание дел.
Полное оформление предусматривает перегруппировку документов дела в хронологической последовательности, нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела и подшивку дела в твердую темную обложку из картона или переплет документов дела.
Примерная номенклатура дел адвокатских образований Адвокатской палаты Смоленской области
Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения Примечание
1 2 3 4 5
01 Канцелярия
01-01 Учредительные документы адвокатского образования постоянно
01-02 Положение о филиалах коллегий постоянно
01-03 Должностные инструкции работников постоянно
01-04 Приказы по адвокатскому образованию 3 года
01-05 Постановления исполнительных органов адвокатских образований 5 лет
01-06 Протоколы общих собраний 5 лет
01-07 Переписка по вопросам оказания юридической помощи
01-08 Постановления Совета палаты и другие решения по вопросам оказания юридической помощи До отмены или замены новыми
01-09 Переписка с учреждениями организациями и гражданами 2 года
01-10 Документы проверок (доклады, справки, отчеты, акты 5 лет
01-11 Заявления и жалобы граждан 1 год
01-12 Журналы записей требований судов и органов следствия по защите обвиняемых 1 год
01-13 Журналы регистрации устных советов 2 года
01-14 Производства адвокатов по делам 3 года
01-15 Все правовые документы, изготовленные адвокатами в копиях 3 года
01-16 Регистрационные карточки на ведение дел 3 года
01-17 Корешки ордерных книжек 3 года
01-18 Журнал регистрации входящих документов 2 года
01-19 Журнал учета исходящих документов 2 года
02 Финансирование
02-01 Штатное расписание, сметы доходов и расходов 5 лет
02-02 Годовой бухгалтерский баланс 5 лет
02-03 Кассовые документы 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
02-04 Банковские документы 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
02-05 Лицевые счета адвокатов 5 лет
02-06 Исполнительные листы 5 лет
02-07 Оборотные ведомости 5 лет
02-08 Годовой отчет по налогам постоянно
02-09 Квартальные отчеты 5 лет
02-10 Договоры о материальной ответственности 5 лет
02-11 Образцы подписей материально-ответственных лиц 5 лет после увольнения МО лица
02-12 Книга учета приходно-расходных документов 1 год
02-13 Инвентаризационные описи 3 года
02-14 Акты приемки, сдачи, списания имущества и материалов 3 года
02-15 Журнал учета платных поручений 3 года
02-16 Корешки банковских чеков 3 года
02-17 Договоры на оказание юридической помощи организациям 3 года после истечения срока
02-18 Договоры на аренду помещения 3 года после окончания срока действия договора
02-19 Книга учета бланков строгой отчетности (квитанций и ордеров) 3 года
02-20 Книга учета трудовых договоров 5 лет
03 Архив
03-01 Описи дел постоянного хранения постоянно
03-02 Описи дел временного хранения до минования надобности
03-03 Акты об уничтожении документов постоянно
Решением совета Адвокатской палаты Смоленской области
Протокол № 4 от 22 марта 2023 г.
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в адвокатских образованиях
Адвокатской палаты Смоленской области
I. Общие положения
1. Правильная постановка делопроизводства является одним из условий надлежащей организации работы адвокатских образований независимо от избранных форм адвокатской деятельности и направлена на повышение качества и культуры правовой помощи гражданам и юридическим лицам.
2. Делопроизводство в адвокатских образованиях (коллегиях, кабинетах) ведётся в соответствии с Общероссийским классификатором.
Передача дел и документов при смене ответственного лица оформляется актом приема-сдачи.
II. Требования к оформлению реквизитов документов
Под документами организационно-распорядительного характера подразумеваются постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, письма, акты и др., включённые в Общероссийский классификатор управленческой документации и используемые в работе адвокатских образований.
Они должны соответствовать государственному стандарту, которым устанавливается состав реквизитов документов; требованиям к оформлению реквизитов документов; требованиям к бланкам и оформлению документов; требованиям к изготовлению, учёту, использованию и хранению бланков.
1. Состав реквизитов.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
- эмблема организации;
- код организации;
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- наименование вида документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- место составления или издания документа;
- гриф ограничения доступа к документу;
- адресат;
- гриф утверждения документа;
- резолюция;
- заголовок к тесту;
- отметка о контроле;
- текст документа;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- печать;
- отметка о заверении копии;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
2. Требования к оформлению реквизитов документов
2.1. Эмблему организации размещают на бланках организаций в соответствии с Уставом организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
2.2. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.3. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
2.4. Наименование адвокатского образования, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в его учредительных документах. Над наименованием адвокатского образования указывается полное наименование Адвокатской палаты Смоленской области. Сокращённое наименование адвокатского образования приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах, и помещается в скобках ниже полного. Наименование филиала адвокатского образования указывают в тех случаях, если он является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
2.5. Справочные данные об адвокатском образовании включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению адвокатского образования (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
2.6. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабский цифр, разделёнными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 22 марта 2023 г. следует оформлять: 22.03.2023.
2.7. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению адвокатского образования, индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе и др.
Регистрационной номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.
2.9. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учётом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
2.10. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресации документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:
Министерство юстиции Российской Федерации
Управление систематизации законодательства
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ООО «Газпром межрегионгаз Смоленск»
Юридический отдел
Старшему юрисконсульту
И.И. Иванову
Или
Главному врачу муниципальной клинической больницы № 1 г.Смоленска
И.И. Иванову
Если письмо адресуется организации, указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:
Смоленский государственный университет
ул. Пржевальского, д. 4, г. Смоленск, 214000
При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
И.И. Иванову
ул. Большая Советская, д. 5, кв. 12
г. Рославль, Смоленская обл., 216500
2.11. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) , наименование должностного лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель коллегии СГКА № 8 Смоленской области
личная подпись И.И. Иванов
22.03.2023
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:
УТВЕРЖДЕН
Решением общего собрания коллегии адвокатов СГКА № 8 Смоленской области
от 22.03.2023
2.12. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:
И.И. Петрову
Прошу подготовить проект ответа
к 20.04.2023
личная подпись
22.03.2023
2.13. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии.
2.14. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 6 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, т о указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение:
1. Протокол общего собрания адвокатов СГКА № 8
Смоленской области на 5 л. в 1 экз.;
2. Заявления адвокатов И.И. Иванова и П.П. Петрова.
В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №2
к приказу председателя СГКА № 8 Смоленской области
от 22.03.2023 №15
2.15. Юридическая сила документа удостоверяется подписью, а в ряде случаев, и приложением печати. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращённое- на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например:
Председатель СГКА № 8 Смоленской области личная подпись С.С. Сидоров
или:
Председатель личная подпись С.С. Сидоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Председатель СГКА № 8 Смоленской области личная подпись С.С. Сидоров
Главный бухгалтер личная подпись А.А. Иванова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением (председатель комиссии, члены комиссии).
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными средствами. Печать проставляется с захватом части слова, обозначающего должность, за исключением отдельных видов документов, где имеется установленное место для простановки печати.
2.16. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Верно
Инспектор службы кадров личная подпись Т.С. Левченко
22.03.23
2.17. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа.
2.19. Отметка о поступлении документа в адвокатское образование содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости-часы и минуты). Допускается отметка о поступлении документа в виде штампа, в который входят: наименование адвокатского образования-получателя документа, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.
3.Требования к бланкам документов и оформлению документов.
3.1. Документы изготавливаются на бланках. Устанавливается два основных формата бланков документов-А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТу. Каждый лист документа, оформленный на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 - левое;
10 - правое;
10-верхнее;
10-нижнее.
3.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа.
3.3 В работе адвокатских образований могут применяться следующие виды бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Общий бланк применяется при изготовлении любых документов, кроме писем. Такой бланк включает наименование адвокатского образования, к которому могут добавляться эмблема и принадлежность к Адвокатской палате Смоленской области.
Письмо предназначается для отправки в другие организации, а поэтому бланк письма должен содержать наименование и адресные данные адвокатского образования, код по ОКПО. В бланке письма обозначаются места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Реквизиты бланка письма могут иметь угловое или продольное расположение.
Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: наименование адвокатского образования, наименование вида документа (например, приказ), место составления или издания документа, дата, регистрационный номер, эмблему.
4. Организация документооборота в адвокатских образованиях.
4.1. Документооборот-это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
В адвокатских образованиях существуют три основных вида документации:
- документы, поступающие из других организаций (входящие);
- документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые в адвокатском образовании и используемые внутри адвокатского образования.
4.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по канал связи).
Не регистрируются лишь личная переписка, поздравительные письма, пригласительные билеты, печатные издания (журналы, бюллетени), объяснительные записки и т.п.
4.3. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние-в день подписания или утверждения.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Им присваиваются регистрационные номера в пределах календарного года. Регистрационный номер входящих и исходящих документов состоит, как минимум, из двух частей:
- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
- дата получения или отправления документа.
Например:
1) Для входящих документов: 218/22.03.2023, где 218-очередной порядковый регистрационный номер, а 22.03.2023 - дата получения документа;
2) Для исходящих документов: 532/22.03.23, где 532-очередной порядковый номер, 22.03.23 - дата отправления документа.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, постановления президиумов коллегий адвокатов, протоколы общих собраний адвокатских образований, акты ревизий и т.д.
Все правовые документы (кроме запросов), подготовленные адвокатами на бумажных и электронных носителях, в копиях должны храниться в адвокатском образовании 2 года. По решению адвокатского образования на установленный срок копии правовых документов могут храниться у адвокатов. В случае необходимости адвокат обязан представить копии изготовленных им правовых документов по требованию руководителя адвокатского образования, Совета Адвокатской палаты и Квалификационной комиссии.
4.4. В качестве регистрационных форм в адвокатских образованиях ведутся журналы регистрации входящих, исходящих документов по следующим формам:
Форма журнала регистрации входящих документов:
Регистрационный № документа
Дата поступления
Корреспондент (автор) документа
Номер и дата документа
Краткое содержание
Кому передано для исполнения
1 2 3 4 5 6
Форма журнала регистрации исходящих документов:
Регистрационный № документа
Дата отправления
Кому адресовано (получатель)
Краткое содержание
1 2 3 4
5. Контроль исполнения документов.
5.1. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, он осуществляется руководителем адвокатского образования.
5.2. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа. Для поступивших документов- с даты поступления.
6. Номенклатура и формирование дел адвокатского образования.
6.1. Для обеспечения правильного формирования и учёта дел в каждом адвокатском образовании должна составляться номенклатура дел. В номенклатуре дел включаются все документы, образующиеся в деятельности адвокатского образования:
- Журнал учёта личного состава (коллегии, бюро).
В журнале ведётся учёт личного состава адвокатов в хронологическом порядке с момента зачисления, с присвоением очередного номера личному делу адвоката.
№ п/п
Дата приема, № приказа
ФИО
Год рождения
Образование
Наименование учебного заведения, год окончания
1 2 3 4 5 6
Стаж работы по юр.специальности
Стаж адвокатской работы
Домашний адрес, телефон
Дата отчисления (увольнения), № протокола
Дата восстановления или сведения о передаче дела
7 8 9 10 11
При отчислении адвоката из состава образования и вторичном приёме или восстановлении за ним сохраняется старый номер личного дела. Журнал хранится постоянно.
- Личное дело адвоката должно содержать:
а) заявление о приёме в адвокатское образование;
б) автобиографию, написанную от руки, с фотографией;
в) копии личных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, удостоверение адвоката, свидетельство о браке (расторжении), свидетельство о рождении ребёнка и т.п.);
г) копию документа
о высшем юридическом образовании;
д) выписку из протокола (приказа) о зачислении в адвокатское образование.
В личных делах должны, кроме этого, храниться все документы, характеризующие работу адвоката: копии решений о поощрениях и взысканиях, заявления об отчислении из адвокатского образования, копии постановлений об отчислении или исключении из реестра адвокатов Смоленской области и др.
Личные дела подлежат постоянному хранению и, в случае перехода из одного адвокатского образования в другое, пересылается в руководящий орган образования, в случае создания адвокатского кабинета личное дело передается в Совет Адвокатской палаты.
По новому месту работы адвокат подлежит новой регистрации в журнале учёта личного состава (коллегии, бюро).
- Журнал учёта кадровых приказов адвокатского образования.
В нём регистрируются все приказы по кадрам (приём и увольнение адвокатов, отпуска, технического персонала, поощрения и взыскания работников и др.) Журнал хранится постоянно до ликвидации адвокатского образования.
- Журнал регистрации входящих документов (образец в п.4.4).
- Журнал регистрации исходящих документов (образец в п.4.4)
Журналы заводятся ежегодно, нумерация документов начинается с №1 и запись производится в хронологическом порядке.
Все входящие и исходящие бумаги и документы по исполнении подшиваются и хранятся в делах. Срок хранения 2 года.
- Журнал учёта протоколов общих собраний и решений президиума адвокатского образования.
В отдельных папках группируются:
- постановления, решения, указания Совета Федеральной палаты, совета палаты Смоленской области, распоряжения Управления Министерства юстиции (срок хранения 5 лет);
- переписка с учреждениями, предприятиями и организациями (срок хранения 2 года);
- протоколы общих собраний адвокатского образования и заседаний президиума (срок хранения 5 лет);
- переписка с судами, прокуратурой, органами предварительного следствия и дознания по вопросам о назначении защиты в порядке ст.51 УПК РФ (срок хранения 1 год)
- акты проверок ревизионной комиссии, Совета палаты, налоговых органов и др. (срок хранения 5 лет).
Все номенклатурные дела заводятся ежегодно, документы подшиваются в хронологическом порядке. В каждом деле должна быть опись.
Документы, касающиеся непосредственной работы адвоката по поводу находящегося в его производстве дела, хранятся в адвокатских производствах, ответственность за ведение таких дел адвокат несёт лично.
Срок хранения адвокатских производств не менее 3 лет. Но он может быть продлен на неопределенный срок, по решению руководителя адвокатского образования или адвоката, в чьём производстве находилось дело.
- Журнал учёта соглашений.
№ п/п
ФИО обратившегося, адрес места жительства и телефон
Характер поручения, в отношении кого и где предстоит выполнять
№ ордера и дата выдачи
ФИО адвоката, принявшего поручение
1 2 3 4 5
Каждое соглашение на ведение дела регистрируется в журнале, в хронологическом порядке. Ответственность за правильное оформление и своевременное списание отработанного вала несёт адвокат, принявший поручение на ведение дела. После отработки или расторжения, соглашения подшиваются в отдельное дело с отметкой в журнале учёта, срок хранения дел с соглашениями-3 года.
- Журнал учёта устных и письменных платных и бесплатных консультаций.
№ п/п Дата ФИО обратившегося Сущность вопроса
ФИО адвоката, давшего консультацию
Отметка о результатах консультации
Сведения об освобождении от оплаты (льготы) или номер приход.кассового ордера и сумма
1 2 3 4 5 6 7
Срок хранения-2 года
- Журнал учёта ордерных книжек по соглашениям.
№ п/п
Дата выдачи ордерной книжки адвокату
Номера ордеров (первого и последнего)
Подпись адвоката в получении ордерной книжки
Дата закрытия книжки и возврата корешков ордера руководителю
1 2 3 4 5
Журнал ежегодный. Ордера учитываются в ордерных книжках и имеют сквозную нумерацию в пределах календарного года.
Корешки ордеров хранятся в адвокатском образовании в течение 3 лет, в случае ликвидации образования, передаются в Адвокатскую палату.
7. Хранение документов, подготовка к архивному хранению.
7.1. Документы адвокатского образования, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить специально создаваемая комиссия, которая в своей работе должна руководствоваться положением об Архивном Фонде РФ. Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводится ежегодно. По результатам составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Дела временного срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного и временного срока хранения утверждены и переданы в Адвокатскую палату. Опись дел является учётным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов.
7.2. Предархивная подготовка дел включает две процедуры; оформление о описание дел.
Полное оформление предусматривает перегруппировку документов дела в хронологической последовательности, нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами, составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела, составление заверительной надписи дела и подшивку дела в твердую темную обложку из картона или переплет документов дела.
Примерная номенклатура дел адвокатских образований Адвокатской палаты Смоленской области
Индекс дела Заголовок дела Количество дел Срок хранения Примечание
1 2 3 4 5
01 Канцелярия
01-01 Учредительные документы адвокатского образования постоянно
01-02 Положение о филиалах коллегий постоянно
01-03 Должностные инструкции работников постоянно
01-04 Приказы по адвокатскому образованию 3 года
01-05 Постановления исполнительных органов адвокатских образований 5 лет
01-06 Протоколы общих собраний 5 лет
01-07 Переписка по вопросам оказания юридической помощи
01-08 Постановления Совета палаты и другие решения по вопросам оказания юридической помощи До отмены или замены новыми
01-09 Переписка с учреждениями организациями и гражданами 2 года
01-10 Документы проверок (доклады, справки, отчеты, акты 5 лет
01-11 Заявления и жалобы граждан 1 год
01-12 Журналы записей требований судов и органов следствия по защите обвиняемых 1 год
01-13 Журналы регистрации устных советов 2 года
01-14 Производства адвокатов по делам 3 года
01-15 Все правовые документы, изготовленные адвокатами в копиях 3 года
01-16 Регистрационные карточки на ведение дел 3 года
01-17 Корешки ордерных книжек 3 года
01-18 Журнал регистрации входящих документов 2 года
01-19 Журнал учета исходящих документов 2 года
02 Финансирование
02-01 Штатное расписание, сметы доходов и расходов 5 лет
02-02 Годовой бухгалтерский баланс 5 лет
02-03 Кассовые документы 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
02-04 Банковские документы 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
02-05 Лицевые счета адвокатов 5 лет
02-06 Исполнительные листы 5 лет
02-07 Оборотные ведомости 5 лет
02-08 Годовой отчет по налогам постоянно
02-09 Квартальные отчеты 5 лет
02-10 Договоры о материальной ответственности 5 лет
02-11 Образцы подписей материально-ответственных лиц 5 лет после увольнения МО лица
02-12 Книга учета приходно-расходных документов 1 год
02-13 Инвентаризационные описи 3 года
02-14 Акты приемки, сдачи, списания имущества и материалов 3 года
02-15 Журнал учета платных поручений 3 года
02-16 Корешки банковских чеков 3 года
02-17 Договоры на оказание юридической помощи организациям 3 года после истечения срока
02-18 Договоры на аренду помещения 3 года после окончания срока действия договора
02-19 Книга учета бланков строгой отчетности (квитанций и ордеров) 3 года
02-20 Книга учета трудовых договоров 5 лет
03 Архив
03-01 Описи дел постоянного хранения постоянно
03-02 Описи дел временного хранения до минования надобности
03-03 Акты об уничтожении документов постоянно
